Règlement intérieur

SECTION 1 : ORGANISATION GÉNÉRALE

Les membres du CGSL peuvent éventuellement faire partie de l'une des antennes locales situées dans plusieurs villes du département et à Paris. (cf Dépliant "La généalogie en Bourgogne du Sud"). Ces antennes sont de deux types :
Les antennes dites DIRECTES, sans statuts spécifiques. Chacune d'elle désigne un correspondant principal. Toutes les actions et la trésorerie sont sous la responsabilité juridique du bureau départemental et nécessitent un compte rendu annuel, au plus tard un mois avant l'assemblée générale du CGSL. Tout engagement envers des tiers ne peut être pris que par le bureau du CGSL, toute condition particulière de fonctionnement ou engagement réciproque fait l'objet d'une convention spécifique.
Les antennes organisées en ASSOCIATIONS LOCALES, avec statuts, bureau, convention avec le CGSL, et cotisation.
Le président et son bureau ont la responsabilité juridique de l'antenne (Convention d'occupation de locaux, assurances etc.).
Les actions généalogiques se font en collaboration avec le CGSL selon la convention qui les lie et font l'objet d'un compte rendu annuel, au plus tard un mois avant l'assemblée générale du CGSL. Chaque Antenne directe et Association locale désigne un correspondant principal et propose une ou des candidatures au conseil d'administration du CGSL.
Chaque antenne est tenue de respecter les statuts, le règlement intérieur, les décisions du conseil d'administration, la déontologie de la Fédération Française de Généalogie.

Les antennes regroupent les adhérents du CGSL, soit en fonction du bassin de vie de leurs ancêtres, soit suivant leur lieu de résidence.
Les responsables locaux (correspondants, membres des bureaux et administrateurs) appliquent et font appliquer les décisions prises au niveau départemental : assemblée générale annuelle ou extraordinaire, conseil d'administration, bureau.
Il veillent à ce que les permanences, et l'usage des documents soient exclusivement réservés aux adhérents à jour de cotisation.
Ils procèdent à l'exploitation des sources généalogiques de leur secteur, avec la coopération des adhérents.
Il organisent et animent des réunions conférences et expositions et autres activités statutaires, avec l'aide éventuelle du CGSL.
Ils informent le bureau du CGSL de toutes les suggestions ou propositions concernant la vie, l'organisation, le développement des actions généalogiques et du CGSL.
Ils veillent à entretenir de bonnes relations avec les collectivités locales et les sociétés savantes ou culturelles de leur secteur.
Ils participent à la vie des organes de communications (Revue Nos Ancêtres Et Nous, Supplément Saône et Loire, Site Internet, Sites Minitel …), en fournissant des articles, listes éclairs, questions-réponses, et en utilisant ces médias pour leur propres liaisons avec leurs adhérents et ceux du CGSL.
Ils incitent les adhérents locaux à participer aux relevés des registres de l'état civil ancien, de fonds notariaux et de toutes sources susceptibles d'aider les généalogistes. Le cas échéant ils les encadrent dans cette tâche pour qu'elle soit réalisée selon les formes définies pas le cercle.

Les membres du C.A. doivent être des rouages actifs du CGSL, en conséquence ils s'engagent à participer avec efficacité, tant aux travaux préparatoires et à la réflexion préalable, qu'aux discussions et aux prises de décisions du conseil.
Ils participent, selon leurs compétences, aux différentes commissions définies par le C.A. : "Finances et Statuts" ; "Informatique et Internet" ; "Dossiers de dépouillement" ; "Communication et Promotion" ; "Entraide généalogique" et autres commissions qui viendraient à être créées selon les besoins.
Ils se prononcent par vote, sur proposition du bureau, conformément aux statuts.
Le C.A. se prononce sur toutes dépenses exceptionnelles n'entrant pas dans le cadre de la gestion courante.
Il peut inviter des personnalités extérieures ou experts à participer à ses travaux pour éclairer une question évoquée en séance. Ces invités ne participent pas aux votes éventuels.

Le Président est garant du bon fonctionnement de l'association.
Il est le responsable juridique, de ce fait il doit être tenu au courant de tous les faits qui engagent l'association, tant au point de vue juridique que pénal.
Le Secrétaire assure le fonctionnement administratif de l'association, tient les registres prévus par la loi, rédige les procès verbaux du Bureau et du C.A., rédige les convocations aux différentes réunions prévues par les statuts.
Il effectue les différentes formalités prévues par la loi.
Le Trésorier prépare le budget de l'association et le soumet au C.A.
Il tient la comptabilité de l'association, encaisse les recettes et règle les dépenses courantes.
Il présente des situations intermédiaires au C.A.
Il propose les améliorations, les suggestions pour de nouvelles recettes ou pour une réduction de certaines dépenses.
Le Bureau, dans son ensemble, assiste les trois personnes ci-dessus dans leurs tâches.
Il présente au C.A. et à l'A.G., les propositions et projets qu'il estime utiles.
Il est autorisé à embaucher des salariés ou des stagiaires, à décider de leur rémunération et doit en rendre compte au CA.
Il désigne les personnes qui le représenteront lors de manifestations, forums, réunions, contacts avec les organismes extérieurs ou personnalités.

L'adhésion au CGSL est renouvelable annuellement et pour la durée de l'année civile complète.
Chaque adhérent s'engage à respecter les statuts, le règlement intérieur, le code de déontologie de la Fédération Française de Généalogie et tous les usages en cours dans les associations et la vie civile. Tout manquement est susceptible d'entraîner la radiation (art 8 des statuts) ou le refus de renouveler l'adhésion pour l'année suivante (art 6) ou d'éventuelles poursuites prévues par la loi.
Les membres bénéficient de l'entraide et des "outils" mis en place par le cercle (cf. la documentation spécifique), en contre partie ils ont le devoir moral de participer à cette entraide, dès qu'il leur est possible, par l'un des moyens mis à leur disposition par le cercle.
Les personnes qui veulent adhérer au cours du dernier trimestre de l'année civile, règlent la cotisation de l'année suivante et peuvent bénéficier à titre gracieux, à partir de la date de leur versement, des prestations ouvertes aux autres adhérents. Cette période de gratuité n'est pas prise en compte dans le décompte d'ancienneté prévu à l'article 11 des statuts.

Le CGSL étant lui-même adhérent de l'Union Généalogique de Bourgogne et de la Fédération Française de Généalogie, tous ses membres font partie de ces deux structures, et doivent respecter leurs statuts, règlements intérieurs et code de déontologie.

Chaque assemblée générale concerne une année civile entière (rapport moral et rapport financier), elle se tient dans la mesure du possible au cours du premier semestre de l'année suivante.
Sont convoqués tous les membres ayant cotisé pour l'année considérée, et ayant adhéré depuis plus de six mois au jour de l'assemblée (compte non tenu de l'éventuelle période de gratuité).
Les personnes ayant adhéré depuis moins de six mois peuvent assister à l'assemblée. Elles ne sont ni électrices ni éligibles au CA.
Sont éligibles au CA toutes les personnes qui ont cotisé pour l'ensemble de l'année civile concernée par l'AG et ayant renouvelé un mois avant la date de celle-ci.
La fonction d'administrateur se perd si l'intéressé n'a pas renouvelé son adhésion un mois avant l'AG.
Les adhérents-électeurs qui ne pourraient être présents, peuvent donner un pouvoir aux membres du bureau ou à tout autre adhérent-électeur présent à l'assemblée.
Un pouvoir est joint à chaque convocation, seul l'original signé est recevable, il doit être adressé par courrier postal ou remis au siège dans le délai prévu.
Les pouvoirs qui ne sont pas attribués à une personne nommément désignée seront répartis entre les membres du bureau.
Les pouvoirs doivent être adressés au siège de l'association sept jours pleins avant l'assemblée.
Les personnes à qui des pouvoirs sont donnés, en sont informées à l'entrée de l'assemblée générale (avec une liste de leurs mandataires).
Les candidatures au Conseil d'Administration sont adressées au siège, sept jours pleins avant l'assemblée.

Le Siège du CGSL dispose d'une bibliothèque de revues généalogiques éditées par les divers cercles Français, et d'ouvrages spécialisés consacrés à la généalogie, et à l'histoire.
Chaque antenne dispose également d'une bibliothèque.
Les modalités de consultation ou d'emprunt sont précisées dans le catalogue général et dans celui de chaque bibliothèque d'antenne.
En ce qui concerne la bibliothèque du siège social, se reporter à l'article 15 de la section 2.

Le CGSL peut mettre du matériel à disposition de ceux (adhérents ou antennes) qui effectuent un travail d'intérêt collectif.
La demande est à faire auprès du bureau de l'association qui prend sa décision en fonction du matériel disponible et de l'intérêt du projet.
Les clauses du prêt sont définies par un écrit signé des intéressés.
L'emprunteur est responsable du matériel qui lui est confié, il doit le rendre à l'association dans le délai prévu. Il ne doit pas le prêter à une tierce personne sans l'autorisation expresse du bureau, et seulement après que les écrits nécessaires soient signés des diverses parties.

Dans le cadre de l'entraide généalogique organisée par le CGSL, les adhérents actifs procèdent au dépouillement d'archives publiques ou (et) à leur saisie informatique et lui confient le résultat de leurs travaux aux fins de les compléter éventuellement, d'en normaliser la présentation, d'alimenter la base centrale de données informatiques et de procéder à leur publication sous forme d' "ouvrages papier" en qualité d'éditeur-producteur et de co-auteur. Le CGSL peut confier aux adhérents actifs des pièces ou reproductions de pièces qui font partie de son patrimoine (écrits, photocopies, microfilms, photos sur support numérique bases informatisées, etc.). Ces pièces et les travaux exécutés à partir d'elles, ne doivent en aucun cas faire l'objet d'une diffusion, sous quelque forme que ce soit, bien que l'adhérent à qui elles sont confiées puisse en extraire les élément nécessaires à sa propre généalogie ou à dépanner un correspondant identifié et de sa connaissance. Toute divulgation non autorisée peut entraîner l'application de la loi.

Par un document intitulé "convention d'occupation" daté du 27 avril 1987, modifié par les avenants du 7 mars 1995 et du 22 juillet 2002, la ville de Mâcon, propriétaire, attribue l'usage des locaux désignés ci-dessous, conjointement aux deux associations ''CERCLE GENEALOGIQUE DE SAONE ET LOIRE'' (CGSL) et ''CEUX DU MACONNAIS'' (CdM).
Ces deux associations sont liées par une convention précisant notamment que "Ceux du Mâconnais" est une antenne locale du CGSL et que tous ses adhérents sont automatiquement membres du CGSL.
Ces locaux sont situés dans l'immeuble des associations, 115, Rue des Cordiers à Mâcon.
Ils sont composés de six pièces principales : une salle d'accueil et de lecture, un secrétariat, un bureau , une bibliothèque, une salle d'expédition, une salle de stockage des éditions et de quatre pièces annexes : une kitchenette, un rangement et des combles et une salle d'archives au sous-sol.
Les deux associations ont choisi ces locaux comme siège social commun.
La présente section du règlement intérieur général a pour but d'organiser les conditions d'occupation des locaux, l'harmonisation des travaux et les activités spécifiques à chaque occupant selon ses fonctions.
Les locaux sont destinés à recevoir différents types d'usagers : les simples consultants qui viennent se renseigner sur nos activités généalogiques ; les adhérents ; les employés ; les permanenciers (bénévoles assurant les permanences) ; les administrateurs et les membres des bureaux des deux associations.
Le règlement intérieur s'impose à tous les usagers désignés ci-dessus, pour les deux associations.
La cote part de loyer et dépenses d'occupation est fixée par convention entre les deux associations.

Pendant les permanences, les consultants, les adhérents et les permanenciers ont accès à la salle de lecture (salle silencieuse).
La bibliothèque n'est accessible aux consultants et aux adhérents qu'en présence d'un permanencier.
Cette salle est également destinée à permettre des échanges, des séances de formation, la réception des consultants ou néophytes, et . . . .les conversations conviviales.
Le secrétariat est accessible aux permanenciers pour transmettre aux employés une question, un document ou pour tout autre motif utile au bon accomplissement de leur tâche.
Le secrétariat est placé sous la responsabilité des employés. Ils doivent fermer les accès à leur départ.
Quelques dirigeants sont autorisés par le bureau du CGSL à travailler dans le secrétariat en dehors de la présence des employés pour des missions définies.
La salle de stockage des éditions est constamment fermée. L'employée préposée aux expéditions dépose à son départ, les clés du stock et de son bureau dans un lieu convenu pour qu'elles soient à la disposition des autres salariés ou dirigeants désignés.
Le petit bureau est réservé aux dirigeants désignés par les bureaux CGSL et CdM.

En cas d'urgence ou de danger les personnes présentes peuvent déroger aux règles d'accessibilité ci-dessus pour utiliser le téléphone du secrétariat ou aux autres salles. Pour cela une clef de secours, sous sachet transparent soudé, est disposée à proximité de chacune des portes fermées. La personne qui se trouvera dans l'obligation d'ouvrir le sachet et de se servir de la clef devra prévenir immédiatement un dirigeant responsable.

Pour évacuer les locaux en urgence on peut utiliser les deux escaliers, celui de la salle de lecture et celui de la salle d'expédition.
Attention : tant qu'un dispositif d'ouverture de secours n'est pas installé sur la porte du bas de cet escalier, une clé de cette porte est disponible sous sachet transparent soudé, sur le palier de notre étage.
Les numéros de téléphone des services d'urgence et de sécurité, et ceux des responsables des deux associations sont affichés dans la salle de lecture et dans le secrétariat.

Extincteurs : en libre accès sur le palier de chaque escalier.

Les permanences sont assurées par des volontaires de CdM et du CGSL.
Elles sont ouvertes à tous les membres du CGSL et plus généralement à toutes les personnes voulant s'informer sur les possibilités de l'association.
Elles ont lieu les jeudis de 14h à 19h ; les vendredis de 14h à 17h30 et les premiers samedis du mois de 14h à 17h sauf cas exceptionnel prévu et publié.
Les jours et horaires des permanences doivent être respectés par les consultants et adhérents.
Les Bureaux de CdM et du CGSL se réservent la possibilité de modifier les horaires ou la quantité de ces permanences en fonction du nombre de permanenciers volontaires.
Les adhérents habitant loin de la Saône-et-Loire et ayant prévu de passer par Mâcon, peuvent être reçus en dehors des heures et jours précités en demandant rendez-vous plusieurs jours à l'avance.
L'association " Ceux du Mâconnais " et ses adhérents ont la possibilité d'avoir leurs propres réunions d'antenne ou rencontres généalogiques, à définir en accord avec les responsables du GCSL.

Les communications et consultations de documents se font en salle de lecture.
Les dossiers de dépouillement dits " Petits Livrets Bleus " ne sont en consultation gratuite qu'un an après leur parution, mais ils sont libres à la vente. S'adresser au permanencier, avant 17 heures ou passer commande à l'avance.
Les documents sont demandés par fiche lisiblement et complètement remplie, à raison d'une fiche par document.
Ce bulletin est remis au permanencier qui cherche le document correspondant et le confie au lecteur.
Lorsque le lecteur a fini de consulter le document, il le rend au permanencier qui assure lui-même le rangement.
Les lecteurs sont responsables des documents qui leur sont confiés. Il leur est demandé d'en prendre soin, de ne pas les annoter ni d'y faire des marques. Les reproductions par photographie ou photocopie doivent faire l'objet d'un accord préalable.
Les dossiers bleus, généalogies familiales, travaux manuscrits, et autres documents originaux ou fragiles ne sont pas empruntables.

Les documents librement accessibles en salle de lecture sont :
- le catalogue de la bibliothèque.
- les différents catalogues des documents consultables sur place,
- les revues généalogiques des différents départements.
- Ces revues sont classées dans des boites d'archives portant les indications de leur contenu et le numéro du casier de rangement.
- Il est demandé au lecteur de remettre soigneusement les documents en place comme il les a trouvés.
En cas de difficultés pour la recherche ou le rangement, s'adresser au permanencier.
Ces revues peuvent être empruntées pour une durée d'une semaine (Huit revues au maximum par prêt) avec inscription obligatoire sur le cahier prévu à cet effet, tenu par le permanencier. Pour tout emprunt un chèque de caution est déposé, cette caution restera la propriété du CGSL en cas de détérioration.
En cas de non respect du délai, ou de détérioration d'une revue, l'emprunteur sera exclu du droit de faire un nouvel emprunt.

Les ouvrages appartenant au CGSL et à CdM sont regroupés dans la salle "Bibliothèque".
Le catalogue est consultable dans la salle de lecture. La recherche directe dans les rayons ne doit se faire que par le permanencier de service.
Consultation d'un ouvrage : le lecteur rempli une fiche et procède comme indiqué à l'article 4 : ''Consultation'' y compris pour la remise en place.
Certains de ces ouvrages sont rares, précieux ou fragiles : les plus grandes précautions sont requises.
Emprunt : durée limitée à deux semaines et pour un maximum de deux livres, sous réserve de déposer un chèque de caution avec inscription obligatoire sur le cahier prévu à cet effet et tenu par le permanencier, le montant de la caution est indiquée sur le catalogue pour chaque ouvrage. Au retour du (ou des) livre(s) le chèque de caution sera rendu, sauf en cas de détérioration.
En cas de non-respect du délai ou de détérioration, l'emprunteur sera exclu du droit de faire un nouvel emprunt.
Attention Certains ouvrages ne peuvent être prêtés en raison de leur fragilité ou de leur rareté.

La salle "bibliothèque" peut aussi permettre des échanges entre membres, des séances de formation, la réception des consultants ou néophytes et les conversations conviviales. En aucun cas les ouvrages et documents qui sont déposés dans cette salle ne devront être manipulés sans la présence d'un permanencier.

Les reproductions par photographie ou photocopie doivent faire l'objet d'un accord préalable qui sera donné dans la mesure où l'état des documents le permet.
Seul le personnel du secrétariat est autorisé à effectuer cette tâche. Le paiement des photocopies se fera le jour même.
Il est interdit de reproduire (même partiellement) les dossiers de dépouillement ''Petits livrets Bleus'' (droits protégés par le code de la propriété intellectuelle).

Un fichier informatisé regroupe les données contenues dans les dossiers de dépouillement.
Pour consulter cette table, remplir la fiche spéciale et la remettre au permanencier qui la communiquera à l'opérateur pour la recherche (Consultation limitée à une seule fiche de quatre recherches par personne et par permanence). Dans la mesure de la présence et de la disponibilité des opérateurs, le résultat sera donné le jour même. Dans le cas contraire il faut fournir une enveloppe timbrée et libellée, pour un envoi postal.
Seuls le personnel du secrétariat et les membres habilités sont autorisés à utiliser les ordinateurs.
Il est prévu d'installer, en libre-service, un ordinateur avec lequel pourront être consultés certains ouvrages sur CD Rom et des renseignements en ligne sur Internet.

Le présent règlement est soumis à l'approbation du CA du CGSL (et à celui de "Ceux du Mâconnais pour la section 2).
Toute modification est soumise aux mêmes CA.
Il sera publié et affiché dans les locaux.
Tout adhérent peut en demander un exemplaire.

Mise à jour le 29 Avril, 2009